Dokumente archivieren mit LinDA Software

Dokumente digital verwalten und archivieren

Dokumente archivieren mit LinDA Software plus Server

Archivieren Sie Ihre Dokumente, Tabellen, Präsentationen, E-Mails, Bilder und Zeichnungen mit unserem lokalen Dokumenten-Server LinDA. Finden Sie Ihre Dokumente ohne mühsames Suchen schnell und einfach wieder. Die einfach zu bedienende Dokumentenverwaltung ist eine erschwingliche Inhouse-Lösung für kleine Unternehmen und wird nach Kundenwunsch konfiguriert. Die Software plus Server ist ideal geeignet, um sowohl gescannte Papierunterlagen als auch elektronische Dokumente digital zu archivieren. Mit der digitalen Ablage beschleunigen Sie nicht nur Ihren Arbeitsablauf: Sie sparen eine Menge Papier und erfüllen gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Archivierung von elektronischen Dokumenten.

Das Dokumentenmanagement-System basiert auf dem quelloffenen Betriebssystem Linux, einer sicheren und stabilen Open Source Software. Den Dokumenten-Server fürs Büro integrieren wir auf Wunsch in das hauseigene Firmennetzwerk. Ohne zusätzliche Lizenzgebühren kann der Dokumenten-Server mit beliebig vielen Arbeitsplatz-Rechnern via Netzwerk verbunden werden. Den Server bieten wir in der Größe eines PCs oder als 19-Zoll-Version für das Rack.

Nutzerorientiertes Dokumentenmanagement-System mit Volltext-Suche

Gescannte Papierdokumente stehen in der DMS-Software als Volltext-durchsuchbare PDF-Datei zur Verfügung. Elektronische Dokumente wie E-Mails archiviert der Dokumenten-Server im Original-Dateiformat. Die DMS-Software enthält Funktionen wie das Verschlagworten, Suchen, Filtern, Betrachten und Ausdrucken sowie als Option das Versenden von Dokumenten als E-Mail.

Ein Importdialog hilft Ihnen beim Upload der Dokumente. Nachdem Sie eine neue Datei in der Ablage angelegt haben, verschlagworten Sie das Dokument, legen einen Titel fest, tragen das Erstelldatum ein, wählen einen Belegtyp aus, hinterlegen Beleg-Informationen und archivieren das Dokument. Mit einer umfangreichen Rechteverwaltung legen Sie fest, welche Personen Zugang und Änderungsmöglichkeiten in den verschiedenen Bereichen des DMS haben.

LinDA Dokumenten-Server um zusätzliche Funktionen erweitern

Das Datenspeichervolumen von 1 TByte reicht aus, um Millionen von Dateien zu speichern. Zwei Festplatten sorgen für höchste Datensicherheit. Wir liefern Ihnen das Dokumentenmanagement-System samt Server in Ihren Betrieb und übernehmen die Konfiguration. Wir helfen Ihnen bei den ersten Schritten mit der Browser-Oberfläche auf dem Desktop und zeigen Ihnen, wie man eine Ablagestruktur und Benutzertypen anlegt. Im Dokumentenmanagement-System finden Sie außerdem eine Online-Hilfe.

Die Software und der Server gehören nach dem Kauf Ihnen. Sie haben die komplette Kontrolle über die Lösung und nehmen die notwendigen Sicherungen und Anpassungen vor. Auf Wunsch übernehmen wir für Sie die Wartung des Systems. Dafür richten wir einen Zugang für die Fernwartung ein. Natürlich kommen wir auch persönlich zu Ihnen, sofern sich Ihr Unternehmen in unserer Region befindet.

Der Nutzungsumfang und der Speicherumfang des Servers lässt sich auch im Nachhinein erweitern, so dass sich die Dokumentenverwaltung exakt an die Betriebsprozesse Ihres Unternehmens anpasst. Auf Wunsch lässt sich z. B. ein zentraler Mitteilungsstream implementieren, der die Nutzer über alle neu erfassten Dokumente und Änderungen informiert. Außerdem können sich Nutzer mit einer Notiz- und Kommentarfunktion direkt zu einem Dokument austauschen.

eRechnungspflicht mit Rechnungsformaten XRechnung und ZUGFeRD

Wirklich sinnvoll ist die Kombination des Linstep Warenwirtschaftssystems mit dem LinDA Dokumenten-Server. Beide Systeme ermöglichen eine praktikable Umsetzung der eRechnungspflicht, damit für B2B-Umsätze elektronische Rechnungen ausgestellt, empfangen, gelesen und archiviert werden können. Unsere Softwarelösung arbeitet sowohl mit dem E-Rechnungsstandard ZUGFeRD als auch mit dem Rechnungsformat XRechnung, die beide auf der Europäischen Norm EN16931 basieren. Der Vorteil des hybriden Rechnungsformats ZUGFeRD ist, das es sowohl maschinen- wie auch menschenlesbar ist. Dem menschlichen Auge zeigt das Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 eine Rechnung als PDF-Datei an, der Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung wie z. B. der Linstep Warenwirtschaft liefert das Rechnungsformat strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Dieses Format ermöglicht die automatische Übernahme von Informationen aus eRechnungen in digitale Abrechnungssysteme.

Schnittstelle zum Exportieren von Daten für die Finanzverwaltung

Auf Verlangen der Finanzverwaltung kann es sich ergeben, dass Sie neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger bereitstellen müssen. Zu diesem Zweck nutzen Sie die Export-Schnittstelle des LinDA Dokumenten-Servers.

Die generierten Dateien enthalten steuerrelevante Daten und notwendige Strukturinformationen wie Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinitionen und Verknüpfungen. Linstep sichert zu, dass der Dokumenten-Server mit dieser Export-Schnittstelle die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) umsetzt und erfüllt.

Dokumente archivieren gemäß den gesetzlichen Anforderungen

Der LinDA Dokumenten-Server erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Die Bestimmungen der GoBD gelten nur für aufbewahrungspflichtige Belege, die Grundlage für den Geldverkehr sind. Unterlagen, die freiwillig aus anderen Gründen aufbewahrt werden, unterliegen diesen gesetzlichen Bestimmungen nicht. Wenn jedoch Belege und Unterlagen gemeinsam im LinDA Dokumenten-Server archiviert und aufbewahrt werden, müssen die Richtlinien global angewendet werden.