Dokumente archivieren auf eigenem Server

Dokumente archivieren mit LinDA Software plus Kompakt-Server

Archivieren Sie Ihre Dokumente, Tabellen, Präsentatio­nen, E-Mails, Bilder und Zeich­nungen mit unserem lokalen Dokumenten-Server LinDA. Die einfach zu bedienende Dokumentenarchivierung ist eine erschwingliche Inhouse-Lösung für kleine Unternehmen und wird nach Kundenwunsch konfiguriert. Die Software plus Server ist ideal geeignet, um sowohl gescannte Papierunterlagen als auch elektronische Dokumente digital zu archivieren. Der LinDA Dokumentenserver archiviert eRechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD revisionssicher und GoBD-konform. Eine maschinelle Auswertbarkeit für Betriebsprüfungen bleibt weiterhin möglich.

Das web- und serverbasierte Archivierungssystem beruht auf dem quelloffenen Betriebssystem Linux, einer sicheren und stabilen Open Source Software, samt MySQL-Datenbank. Den Dokumenten-Server fürs Büro bieten wir in der Größe eines PCs oder als 19-Zoll-Version für das Rack. Die Software und der Server gehören nach dem Kauf Ihnen. Sie haben die komplette Kontrolle über die Lösung und nehmen die notwendigen Sicherungen und Anpassungen vor. Auf Wunsch übernehmen wir für Sie die Fernwartung des Systems. Natürlich kommen wir auch persönlich zu Ihnen, sofern sich Ihr Unternehmen in unserer Region befindet.

LinDA Dokumenten-Server um zusätzliche Funktionen erweitern

Der Nutzungsumfang und der Speicherumfang des Servers lässt sich auch im Nachhinein erweitern, so dass sich die Dokumentenverwaltung exakt an die Betriebsprozesse Ihres Unternehmens anpasst. Auf Wunsch lässt sich z. B. ein zentraler Mitteilungsstream implementieren, der die Nutzer über alle neu erfassten Dokumente und Änderungen informiert. Außerdem können sich Nutzer mit einer Notiz- und Kommentarfunktion direkt zu einem Dokument austauschen. Das Datenspeichervolumen von 1 TByte reicht aus, um Millionen von Dateien zu speichern. Zwei Festplatten sorgen für höchste Datensicherheit. Rufen Sie uns einfach an, dann besprechen wir die Details.

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Details zum Dokumenten-Server als Inhouse-Lösung

Aus gescannten Unterlagen Volltext-durchsuchbare PDF-Dateien generieren

Ein Importdialog hilft Ihnen beim Upload der Dokumente. Nachdem Sie eine neue Datei in der Ablage angelegt haben, verschlagworten Sie das Dokument, legen einen Titel fest, tragen das Erstelldatum ein, wählen einen Belegtyp aus, hinterlegen Beleg-Informationen und archivieren das Dokument. Mit einer umfangreichen Rechteverwaltung legen Sie fest, welche Personen Zugang und Änderungsmöglichkeiten in den verschiedenen Bereichen des DMS haben.

Gescannte Papierdokumente stehen in der DMS-Software als Volltext-durchsuchbare PDF-Datei zur Verfügung. Elektronische Dokumente wie E-Mails archiviert der Dokumenten-Server im Original-Dateiformat. Die DMS-Software enthält Funktionen wie das Verschlagworten, Suchen, Filtern, Betrachten und Ausdrucken sowie als Option das Versenden von Dokumenten als E-Mail.

eRechnungspflicht mit Rechnungsformaten XRechnung und ZUGFeRD

Effektiv ist die Kombination des Linstep Warenwirtschaftssystems mit dem LinDA Dokumenten-Server. Beide Systeme ermöglichen eine praktikable Umsetzung der eRechnungspflicht, damit für B2B-Umsätze elektronische Rechnungen ausgestellt, empfangen, gelesen und archiviert werden können. Unsere Softwarelösung arbeitet sowohl mit dem E-Rechnungsstandard ZUGFeRD als auch mit dem Rechnungsformat XRechnung, die beide auf der Europäischen Norm EN16931 basieren. Der Vorteil des hybriden Rechnungsformats ZUGFeRD ist, das es sowohl maschinen- wie auch menschenlesbar ist. Dem menschlichen Auge zeigt das Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 eine Rechnung als PDF-Datei an, der Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung wie z. B. der Linstep Warenwirtschaft liefert das Rechnungsformat strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Dieses Format ermöglicht die automatische Übernahme von Informationen aus eRechnungen in digitale Abrechnungssysteme.

Schnittstelle zum Exportieren von Daten für die Finanzverwaltung

Wenn Sie für die Finanzverwaltung neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger bereitstellen müssen, nutzen Sie zu diesem Zweck die Export-Schnittstelle des LinDA Dokumenten-Servers.

Die generierten Dateien enthalten steuerrelevante Daten und notwendige Strukturinformationen wie Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinitionen und Verknüpfungen. Linstep sichert zu, dass der Dokumenten-Server mit dieser Export-Schnittstelle die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) umsetzt und erfüllt.

Dokumente archivieren gemäß den gesetzlichen Anforderungen

Der LinDA Dokumenten-Server erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Die Bestimmungen der GoBD gelten nur für aufbewahrungspflichtige Belege, die Grundlage für den Geldverkehr sind. Unterlagen, die freiwillig aus anderen Gründen aufbewahrt werden, unterliegen diesen gesetzlichen Bestimmungen nicht. Wenn jedoch Belege und Unterlagen gemeinsam im LinDA Dokumenten-Server archiviert und aufbewahrt werden, müssen die Richtlinien global angewendet werden.

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