Dokumentenmanagement

Mit Dokumentenmanagement Software Unterlagen revisionssicher archivieren

Mit unserer Dokumentenmanagement Software finden Sie Ihre Dokumente sofort wieder. Archivieren Sie Ihre Dokumente, Texte, Tabellenkalkulationen, E-Mails und Bilder einfach mit unserem Dokumentenmanagementsystem. Sparen Sie viel Zeit bei der Suche nach Unterlagen. Mit der DMS Software erfüllen Sie außerdem die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten.

Individuell konfigurierbares Dokumentenmanagementsystem mit Linux

Die DMS Software lässt sich individuell nach Kundenwunsch konfigurieren. Das Linstep Dokumentenmanagement-System basiert auf der Datenbank MySQL und dem Betriebssystem Linux, einer sicheren und stabilen Open Source Software. Der wartungsarme Linux-Server mit der zentralen Datenbank sowie die Software zur Dokumentenarchivierung lassen sich unabhängig von bereits in Ihrem Unternehmen genutzten Betriebssystemen wie Windows oder Mac OS X einsetzen. Außerdem fallen für unsere maßgeschneiderten Lösungen im Gegensatz zu Fertigsoftware anderer Anbieter keine Lizenzgebühren an. Dadurch erreichen Sie eine langfristige Kostenersparnis.

Digitales Dokumentenmanagement mit sicherem Online-Server

Für eine lokale Inhouse-Lösung wird der Dokumentenmanagement-Server auf Wunsch in Ihr hauseigenes Firmennetzwerk integriert. Außerdem bieten wir eine Datenspeicherung auf einem sicheren Online-Server in Deutschland an. Bei der Cloud-Lösung greifen Sie via Internetverbindung auf den Online-Server zu. Mit dem Dokumentenmanagement in der Cloud haben Sie jederzeit Zugang zu Ihren Geschäftsunterlagen. Außerdem können Ihre Mitarbeiter aus dem Homeoffice heraus mit einem gängigen Web-Browser auf das elektronische Dokumentenmanagementsystem zugreifen.

Im Dokumentenmanagementsystem Dateien mit Schlagworten finden

Die DMS-Software ermöglicht das Verschlagworten, Archivieren, Suchen, Filtern, Anzeigen und Ausdrucken von Dokumenten. Mit dem praktischen Filter grenzen Sie die Suche nach Unterlagen auf bestimmte Dokumententypen wie z. B. Verträge ein. Selbst versehentlich falsch abgelegte Dokumente spüren Sie anhand der eingangs vergebenen Schlagworte leicht auf, um sie ins richtige Verzeichnis zu verschieben. Das Suchergebnis wird zunächst als Dokumentenvorschau angezeigt. Rufen Sie anschließend das gewünschte Dokument auf zum Lesen, Ausdrucken oder optional zum Versenden per E-Mail.

Mit individuell konfigurierten Workflows Bearbeitungsschritte steuern

Das Linstep Dokumentenmanagement bietet über die reine Archivierung hinaus die Möglichkeit, mit individuell konfigurierten Workflows die Arbeitsabläufe zu optimieren und zu kontrollieren. Zum Beispiel zeigt der Workflow „Eingangsrechnung“ einer berechtigten Nutzergruppe oder Einzelperson eine Liste mit zu bearbeitenden Dokumenten an. Die Dokumente werden nach Fertigstellung entsprechend markiert und aus der Liste automatisch entfernt. Oder die Information über die Fertigstellung wird automatisch an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet. Um keine Fristen zu verpassen, ist die Funktion „Wiedervorlage“ sehr nützlich. Damit wird ein entsprechend markiertes Dokument nach einem definierten Zeitraum an eine Nutzergruppe oder Einzelperson gesendet, die über die Berechtigung zur Ansicht des Dokuments verfügt.

Papierbelege scannen, elektronische Dokumente importieren und in Volltext-durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln

Legen Sie einfach die Papierunterlage in den Scanner und wählen Sie im Bedienmenü als Speicherort das DMS aus. Entweder einmalig oder als Standardeinstellung. Die DMS-Software dokumentiert das Scan-Verfahren. Es wird festgehalten, welcher Nutzer zu welchem Zeitpunkt welchen Beleg gescannt hat. Durch das Scannen werden die Unterlagen weder verändert noch sind sie veränderbar. Das stellt unsere Software sicher. Das eingescannte Dokument steht Ihnen im Dokumentenmanagement-System als Volltext-durchsuchbare PDF-Datei oder als Bildformat zur Verfügung. Elektronische Dokumente wie E-Mails samt Anhängen, Bilddateien, Text-Dateien etc. importieren Sie im Original-Dateiformat per Mausklick, Drag & Drop, PDF-Drucker oder via E-Mail-Postfachabfrage automatisch und via FTP für die Massenverarbeitung. Die Dokumente sind ebenso wie die eingescannten Unterlagen maschinell auswertbar und gemäß den gesetzlichen Vorgaben weiterhin zugänglich und lesbar.

Details zum Dokumentenmanagementsystem

Elektronische Rechnungen mit Dokumentenmanagement revisionssicher archivieren

Die Linstep Softwarelösungen ermöglichen eine praktikable Umsetzung der eRechnungspflicht, damit für B2B-Umsätze elektronische Rechnungen empfangen, verarbeitet und ausgestellt werden können. Von einer eRechnung spricht man, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versendet sowie empfangen wird, und somit eine automatische Verarbeitung in digitalen Abrechnungssystemen erlaubt. Damit dies funktioniert, werden sogenannte eRechnungsstandards wie ZUGFeRD oder XRechnung verwendet. Beide eRechnungsformate werden in einem XML-Format erstellt. Das hybride eRechnungsformat ZUGFeRD enthält jedoch zusätzlich ein PDF-Dokument. Das hat den Vorteil, dass das Dokument sowohl von Maschinen als auch von Menschen mithilfe eines gängigen PDF-Viewers lesbar ist. Eine XRechnung ist nur durch die Visualisierung eines Rechnungsprogramms für das menschliche Auge lesbar.

Zum Empfangen, Identifizieren, Verarbeiten und Erstellen von eRechnungen in EU-Norm-konforme Formate wie XRechnung und ZUGFeRD benötigen Sie eine Faktura-Software, ein Rechnungsprogramm oder die Linstep Warenwirtschaft. Um eRechnungen revisionssicher und GoBD-konform zu archivieren, benötigen Sie ein digitales Archiv wie das Linstep Dokumentenmanagement. Eine maschinelle Auswertbarkeit für Betriebsprüfungen bleibt weiterhin möglich.

Linstep Dokumentenmanagement nahtlos und sicher in bestehende Prozesse integrieren

Machen Sie es sich einfach und entscheiden Sie sich für Software aus einer Hand. Die Linstep Warenwirtschaft und das Linstep Dokumentenmanagement bilden eine ideale Kombination, um eRechnungen gesetzeskonform zu verarbeiten und zu archivieren. Die Linstep Software fügt sich nahtlos und sicher in bestehende Systeme ein. Die Funktionalität des Dokumentenmanagements konfigurieren wir individuell nach Ihren Wünschen. Auch nachträgliche Erweiterungen sind möglich, so dass sich das Dokumentenmanagement exakt an sich verändernde Betriebsprozesse anpasst.

Dokumentenarchivierung auf eigenem Server im Büro

Speziell für Kleinunternehmen, Selbständige und Freiberufler eignet sich unser kompakter Büro-Server zur Digitalisierung von Akten, gescannten Belegen und elektronischen Dokumenten. Ihre Daten werden auf einem eigenen Server innerhalb Ihres Unternehmens gespeichert. Das Speichervolumen legen wir gemeinsam mit Ihnen fest. Die Speicherkapazität sowie der Funktionsumfang sind auch nachträglich erweiterbar.

Lokales Inhouse-System oder Dokumentenarchivierung in der Cloud

Wie sich ein lokales Inhouse-System von einer Dokumentenarchivierung in der Cloud unterscheidet, lesen Sie in unserem DMS-Vergleich.

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Gesetzlichen Anforderungen an ordnungsgemäße, revisionssichere Archivierung von Dokumenten

Das Linstep Dokumentenmanagement erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße, revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Insbesondere sind hier das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung zu nennen. Die Bestimmungen der GoBD gelten nur für aufbewahrungspflichtige Belege, die Grundlage für den Geldverkehr sind. Unterlagen, die freiwillig aus anderen Gründen aufbewahrt werden, unterliegen diesen gesetzlichen Bestimmungen nicht. Wenn jedoch Belege und Unterlagen gemeinsam im DMS archiviert und aufbewahrt werden, müssen die Richtlinien global angewendet werden.

Export-Schnittstelle zum Exportieren von Daten für die Finanzverwaltung

Auf Verlangen der Finanzverwaltung kann es sich ergeben, dass Sie neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger bereitstellen müssen. Zu diesem Zweck nutzen Sie die Export-Schnittstelle der Dokumentenmanagement-Software. Die generierten Dateien enthalten steuerrelevante Daten und notwendige Strukturinformationen wie Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinitionen und Verknüpfungen. Linstep sichert zu, dass das Dokumentenmanagement-System mit dieser Export-Schnittstelle die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) umsetzt und erfüllt.

Zertifizierung von Software durch das Bundesfinanzministerium

Laut Bundesfinanzministerium, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 erfolgt grundsätzlich keine Zertifizierung von Software durch das Bundesfinanzministerium. Auch Zertifizierungen und Testate Dritter, wie z. B. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, sind für die Finanzbehörde nicht bindend. Ein generelles Vorab-Abnahmezertifikat bzw. eine generelle Vorab-Bescheinigung kann es deshalb nicht geben (vgl. auch GoBD Rz 179 ff). Das bedeutet, dass am Markt keine DMS-Software existiert, die eine vom Bundesfinanzministerium anerkannte Zertifizierung oder ein Testat nachweisen kann, auch wenn Wettbewerber u. U. etwas anderes andeuten.

Rechtliche Verantwortung von Unternehmen zur Dokumentationspflicht

Der Einsatz von Dokumentenmanagement-Software entbindet Unternehmen übrigens nicht von der rechtlichen Verantwortung für die Dokumentationspflicht. Die Schaffung nicht nur der software-technischen, sondern auch der organisatorischen Rahmenbedingungen ist Voraussetzung, um den Anforderungen an die digitale Archivierung und der Dokumentation gerecht zu werden. Nach den Regelungen der GoBD müssen Unternehmen in aussagefähigen und aktuellen Verfahrensdokumentationen genau beschreiben, wie Archivierungsprozesse ablaufen. Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.