Dokumentenmanagement

Mit Dokumentenmanagement LinDA Unterlagen revisionssicher und GoBD-konform archivieren

LinDA ist ein kostengünstiges Dokumentenmanagement für kleine Unternehmen, das trotzdem individuelle Anpassungen ermöglicht. Die kinderleicht zu bedienende Software archiviert revisionssicher und GoBD-konform sowohl gescannte Papierunterlagen als auch elektronische Dokumente. Dabei bleiben die Dokumente jederzeit zugänglich, lesbar und maschinell auswertbar.

Das DMS speichert Ihre Daten auf einem sicheren Online-Server in Deutschland. Bei der Cloud-Lösung greifen Sie via Internetverbindung auf den Online-Server zu. Mit dem Dokumentenmanagement in der Cloud haben Sie jederzeit Zugang zu Ihren Geschäftsunterlagen. Außerdem können Sie und Ihre Mitarbeiter aus dem Homeoffice heraus mit einem gängigen Web-Browser auf das elektronische Dokumentenmanagementsystem zugreifen.

Archivieren von eRechnungsstandards wie ZUGFeRD oder XRechnung

Mit dem LinDA Dokumentenmanagement sparen Sie nicht nur viel Zeit bei der Suche nach Unterlagen. Mit dem DMS lassen sich auch die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten umsetzen. Um eRechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnung revisionssicher und GoBD-konform zu archivieren, benötigen Sie ein digitales Archiv wie das LinDA Dokumentenmanagement. Eine maschinelle Auswertbarkeit für Betriebsprüfungen bleibt weiterhin möglich.

Dokumentenarchivierung und Warenwirtschaft lassen sich kombinieren

Zum Empfangen, Identifizieren, Verarbeiten und Erstellen von eRechnungen in EU-Norm-konforme Formate wie XRechnung und ZUGFeRD benötigen Sie eine Faktura-Software, ein Rechnungsprogramm oder die Linstep Warenwirtschaft. Machen Sie es sich einfach und entscheiden Sie sich für Software aus einer Hand. Die Linstep Warenwirtschaft und das LinDA Dokumentenmanagement bilden eine ideale Kombination, um eRechnungen nicht nur gesetzeskonform zu archivieren, sondern auch zu verarbeiten und zu erstellen.

eRechnungen mit Dokumentenmanagement archivieren

Von einer eRechnung spricht man, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versendet sowie empfangen wird, und somit eine automatische Verarbeitung in digitalen Abrechnungssystemen erlaubt. Damit dies funktioniert, werden sogenannte eRechnungsstandards wie ZUGFeRD oder XRechnung verwendet. Beide eRechnungsformate werden in einem XML-Format erstellt. Das hybride eRechnungsformat ZUGFeRD enthält jedoch zusätzlich ein PDF-Dokument. Das hat den Vorteil, dass das Dokument sowohl von Maschinen als auch von Menschen mithilfe eines gängigen PDF-Viewers lesbar ist. Eine XRechnung ist nur durch die Visualisierung eines Rechnungsprogramms für das menschliche Auge lesbar.

LinDA Dokumentenarchivierung als Basis- und Profi-Version

Die Funktionalität des Dokumentenmanagements konfigurieren wir individuell nach Ihren Wünschen. Das server- und webbasierte Software-System ist auch nachträglich erweiterbar, so dass sich das digitale Archiv exakt an zukünftige Betriebsprozesse anpasst. Wir bieten Ihnen das Dokumentenmanagement-System als Basis- und als Profi-Version. Die Unterschiede ergeben sich hauptsächlich durch die Anzahl von Benutzerlizenzen, Belegtypen und Dokumenten. In einem persönlichen Gespräch erläutern wir Ihnen gerne die Details.

Linstep Telefon 0441-21713557 E-Mail an Linstep senden Kontaktformular nutzen

Details zum Dokumentenmanagement

Im Dokumentenmanagementsystem Dateien mit Schlagworten finden

Die DMS-Software ermöglicht das Verschlagworten, Archivieren, Suchen, Filtern, Anzeigen und Ausdrucken von Dokumenten. Mit dem praktischen Filter grenzen Sie die Suche nach Unterlagen auf bestimmte Dokumententypen wie z. B. Verträge ein. Selbst versehentlich falsch abgelegte Dokumente spüren Sie anhand der eingangs vergebenen Schlagworte leicht auf, um sie ins richtige Verzeichnis zu verschieben.

Mit individuell konfigurierten Workflows Bearbeitungsschritte steuern

Das LinDA Dokumentenmanagement bietet über die reine Archivierung hinaus die Möglichkeit, mit individuell konfigurierten Workflows die Arbeitsabläufe zu optimieren und zu kontrollieren. Zum Beispiel zeigt der Workflow „Eingangsrechnung“ einer berechtigten Nutzergruppe oder Einzelperson eine Liste mit zu bearbeitenden Dokumenten an. Die Dokumente werden nach Fertigstellung entsprechend markiert und aus der Liste automatisch entfernt. Oder die Information über die Fertigstellung wird automatisch an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet. Um keine Fristen zu verpassen, ist die Funktion „Wiedervorlage“ sehr nützlich. Damit wird ein entsprechend markiertes Dokument nach einem definierten Zeitraum an eine Nutzergruppe oder Einzelperson gesendet, die über die Berechtigung zur Ansicht des Dokuments verfügt.

Papierbelege und elektronische Dokumente in Volltext-durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln

Legen Sie einfach die Papierunterlage in den Scanner und wählen Sie im Bedienmenü als Speicherort das DMS aus. Entweder einmalig oder als Standardeinstellung. Die DMS-Software dokumentiert das Scan-Verfahren. Es wird festgehalten, welcher Nutzer zu welchem Zeitpunkt welchen Beleg gescannt hat. Durch das Scannen werden die Unterlagen weder verändert noch sind sie veränderbar. Das stellt unsere Software sicher. Das eingescannte Dokument steht Ihnen im Dokumentenmanagement-System als Volltext-durchsuchbare PDF-Datei zur Verfügung. Elektronische Dokumente wie E-Mails samt Anhängen, Bilddateien, Text-Dateien etc. importieren Sie im Original-Dateiformat per Mausklick, Drag & Drop, PDF-Drucker oder via E-Mail-Postfachabfrage automatisch und via FTP für die Massenverarbeitung. Die Dokumente sind ebenso wie die eingescannten Unterlagen maschinell auswertbar und gemäß den gesetzlichen Vorgaben weiterhin zugänglich und lesbar.

Dokumentenarchivierung auf eigenem Server im Büro

Speziell für Kleinstunternehmen, Selbständige und Freiberufler eignet sich unser kompakter Büro-Server zur Digitalisierung von Akten, gescannten Belegen und elektronischen Dokumenten. Ihre Daten werden auf einem eigenen Server innerhalb Ihres Unternehmens gespeichert. Das Speichervolumen legen wir gemeinsam mit Ihnen fest. Die Speicherkapazität sowie der Funktionsumfang sind auch nachträglich erweiterbar.

Lokales Inhouse-System oder Dokumentenarchivierung in der Cloud

Wie sich ein lokales Inhouse-System von einer Dokumentenarchivierung in der Cloud unterscheidet, lesen Sie in unserem DMS-Vergleich.

Dokumentenmanagement | Weitere Informationen

Gesetzlichen Anforderungen an ordnungsgemäße, revisionssichere Archivierung von Dokumenten

Das LinDA Dokumentenmanagement erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße, revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Insbesondere sind hier das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung zu nennen. Die Bestimmungen der GoBD gelten nur für aufbewahrungspflichtige Belege, die Grundlage für den Geldverkehr sind. Unterlagen, die freiwillig aus anderen Gründen aufbewahrt werden, unterliegen diesen gesetzlichen Bestimmungen nicht. Wenn jedoch Belege und Unterlagen gemeinsam im DMS archiviert und aufbewahrt werden, müssen die Richtlinien global angewendet werden.

Export-Schnittstelle zum Exportieren von Daten für die Finanzverwaltung

Die Export-Schnittstelle der Dokumentenmanagement-Software dient dazu, neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger bereitzustellen. Die generierten Dateien enthalten steuerrelevante Daten und notwendige Strukturinformationen wie Formatangaben, Dateistruktur, Felddefinitionen und Verknüpfungen. Linstep sichert zu, dass das Dokumentenmanagement-System mit dieser Export-Schnittstelle die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) umsetzt und erfüllt.

Zertifizierung von Software durch das Bundesfinanzministerium

Es erfolgt grundsätzlich keine Zertifizierung von Software durch das Bundesfinanzministerium (Amtliches AO-Handbuch Ausgabe 2023, Anhang 64, Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)(BMF-Schreiben vom 28.11.2019 – IV A 4 – 0316/19/10003:001 -, BStBl I S. 1269), 12. Zertifizierung und Software-Testate). Auch Zertifizierungen und Testate Dritter, wie z. B. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, sind für die Finanzbehörde nicht bindend. Ein generelles Vorab-Abnahmezertifikat bzw. eine generelle Vorab-Bescheinigung kann es deshalb nicht geben (vgl. auch GoBD Rz 179 ff). Das bedeutet, dass am Markt keine DMS-Software existiert, die eine vom Bundesfinanzministerium anerkannte Zertifizierung oder ein Testat nachweisen kann, auch wenn Wettbewerber u. U. etwas anderes andeuten.

Rechtliche Verantwortung von Unternehmen zur Dokumentationspflicht

Der Einsatz von Dokumentenmanagement-Software entbindet Unternehmen übrigens nicht von der rechtlichen Verantwortung für die Dokumentationspflicht. Die Schaffung nicht nur der software-technischen, sondern auch der organisatorischen Rahmenbedingungen ist Voraussetzung, um den Anforderungen an die digitale Archivierung und der Dokumentation gerecht zu werden. Nach den Regelungen der GoBD müssen Unternehmen in aussagefähigen und aktuellen Verfahrensdokumentationen genau beschreiben, wie Archivierungsprozesse ablaufen. Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.