Dokumentenmanagement-Vergleich

Dokumentenmanagement-Vergleich: On-Premises-Lösung und Cloud-Service

Mit unserem ausführlichen Dokumentenmanagement-Vergleich finden Sie heraus, welche Funktionen unsere Dokumenten­management-Software für Sie bereit hält und ob ein lokales DMS oder ein Cloud-System besser zu Ihrem Unternehmen passt.

Unsere Archivierungssoftware strukturiert Informationen und Dokumente in sogenannten elektronischen Akten. Das DMS legt die Daten nach einheitlichen Kriterien ab und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter die gesuchten Informationen schnell finden. Damit bleibt mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben und die Verteilung und Ablage von Papierunterlegen wird vermieden.

Aus Gesprächen mit unseren Kunden wissen wir, dass sich Unternehmen durchaus bewusst sind sowohl über die Nützlichkeit als auch die Notwendigkeit eines gesetzteskonformen Dokumentenmanagements. Doch die DMS-Auswahl ist groß und unübersichtlich. Welche Funktionen enthält eine revisionssichere Software für die Archivierung von Dokumenten? Ist eine lokale Dokumentenarchivierung oder ein Dokumentenmanagement via Cloud-Service von Vorteil? Mit dieser Checkliste finden Sie das passende DMS-System für Ihr Unternehmen.

Dokumentenmanagement-Software mit IT-Infrastruktur auf dem lokalen Server oder in der Cloud

In unserem Dokumentenmanagement-Vergleich listen wir Ihnen sowohl eine lokale On-Premises-Lösung als auch eine provider-basierte Cloud-Lösung auf. Im ersteren Fall werden alle IT-Komponenten wie DMS-Software, Datenbank und Speicherplatz sowie Ihre Daten auf einem eigenen Server innerhalb Ihres Unternehmens gespeichert. Der Datenbank-Server kann auch in Ihr hauseigenes Firmennetzwerk integriert werden. Bei unserem Cloud-System stellen wir die IT-Infrastruktur wie Server, Speicherplatz, Datenbank, Netzwerkkomponenten und Anwendungssoftware als Service über das Internet bereit. In beiden Fällen nutzen Sie Ihren üblichen Web-Browser für den Desktop oder Laptop, um das Dokumentenmanagement-System zu bedienen.

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Fazit zum DMS-Vergleich On-Premises-Lösung und Cloud-Service

Beide DMS-Systeme sind mit weiteren Funktionen individuell erweiterbar. Wir passen die DMS-Software genau an Ihre Wünsche an. Die Unterschiede zwischen der On-Premises-Variante und dem Cloud-Service bestehen hauptsächlich in Bezug auf Speicherkapazität, Speicherort, Datenübertragung, Datenablage und Wartung. Im Falle des lokalen Dokumentenmanagementsystems gehören Server und Software nach dem Kauf Ihnen. Sie betreiben das System in eigener Verantwortung und behalten die Hoheit über Ihre Daten. Sie nehmen selbst die notwendigen Sicherungen und Anpassungen vor. Als Option übernehmen wir für Sie die Wartung des DMS via Remote-Zugang.

Für den Cloud-Service spricht die beliebig erweiterbare Speicherkapazität und die Möglichkeit des Zugangs zum DMS mit mobilen Geräten. Damit können Sie und Ihre Mitarbeiter zu jeder Zeit und an jedem Ort mit dem DMS arbeiten. Bei Besprechungsterminen, auf Reisen oder zuhause rufen Sie einfach das gewünschte Dokument im Archiv des DMS-Systems auf, nehmen gegebenenfalls Änderungen vor und speichern diese direkt im System als neue Version. Belege für Geschäftsessen, Fahrkarten oder Tankrechnungen fotografieren Sie mit Ihrem Smartphone und geben diese direkt im Workflow zur Bearbeitung als Eingangsrechnung frei. Auch Mitarbeiter im Home Office und Außendienstmitarbeiter an verschiedenen Standorten lassen sich optimal einbinden. Ebenso wie in der lokalen On-Premises-Lösung regelt eine detailierte Benutzer- und Rechteverwaltung den passwortgeschützen Zugang zu unterschiedlichen Bereichen des DMS. Die Daten werden sicher und verschlüsselt übertragen. Die Betriebs- und Wartungsverantwortung für das DMS als Cloud-Service liegt bei Linstep.

Für kleine Unternehmen haben wir einen kostengünstigen Dokumenten-Server als lokales System mit 1 TByte Speicherkapazität entwickelt. Für mittlere und große Unternehmen bieten wir ein umfangreiches DMS als On-Premises-System oder Cloud-Lösung an.

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